Öneri Sistemi Nedir?

Öneri, bilinen en yalın anlatımı ile bir sorunu çözmek üzere öne sürülen görüş, düşünce, teklif olarak tanımlanabilir. Öneri sistemi ise şirket ve çalışanların yararına olabilecek, çalışanların yaptıkları iş, çalıştıkları ortam, üretilen ürün veya hizmet, lojistik, iş güvenliği gibi konularda mevcut sistemin iyileştirilmesi için verilen, uygulanabilir çözüm önerilerinin sistematik olarak toplanıp değerlendirilmesi olarak tanımlanabilir. Öneri sisteminin ilk örnekleri 19 yy. sonlarında Amerika Birleşik Devletleri’nde uygulanmıştır. Sistemin yaygınlaşması 1990’lı yılları bulmaktadır.

Öneri Sistemi Ne İşe Yarar / Nerede Kullanılır?

Günümüz dünyasında hantallaşmış, esnek ve verimli olmayan şirketler teker teker yok olurken, bunun yerine ürün çeşitliliği, kalite, verimlilik ve müşteri memnuniyeti odaklı işletmeler ayakta kalmakta ve başarılı olmaktadır. Rekabetin bu denli yüksek olduğu ve şartların çok hızlı geliştiği günümüz iş dünyasında, tüm kaynakların en etkin biçimde kullanılması hedefi doğrultusunda uygulanabilecek anahtar araçlardan bir tanesi de öneri sistemidir. Bu sistem günümüzde otomotivden turizme, mobilyadan sağlık sektörüne yüzlerce alanda ve şirkette uygulanmaktadır. Bu sayede, özelde sistemi uygulayan şirketlerin, genelde ise tüm dünya ekonomisinin tasarruf etmesi ve kaynakları daha verimli kullanması söz konusudur. Öneri sisteminin uygulanması ile “küçücük bir fikirden Dünya kurulur” sloganı ile sistem doğru ve verimli kullanıldığında küçük önerilerden büyük kazançlar ve tasarruflar elde edilebilmektedir.

Öneri sistemi ile işletmeler, çalışanların fikirlerinden faydalanarak üretim, işletme, lojistik maliyetlerini düşürme, kaliteyi yükseltme, iş güvenliğini geliştirme imkânı kazanırlar. Öneri sistemi ile elde edilen diğer bir kazanım da, şirket çalışanlarının rekabetçi iş ortamına hazırlanması, şirket hedeflerine uyumlu eğitim ve becerilerle donatılmasıdır. Ayrıca öneri sistemi uygulanan işletmelerde, çalışanlara fikirlerini üst yönetime duyurma imkânı sağlanmakta ve çalışanların yaptıkları işi geliştirme konusunda kendilerine fırsat verilmektedir. Bu da şirket personelinin motivasyonunun yükselmesine ve şirkete olan bağlılığının artmasına katkı sağlamaktadır.

Öneri Sistemi Nasıl Uygulanır?

Öneri sisteminin uygulanmasındaki temel husus, çalışanların fikirlerini iletebileceği ve fikirlerin değerlendirilerek uygun olanların hayata geçirilebileceği bir yapının kurulmasıdır.

Öneri Sisteminin uygulanmasında 3 bölümden oluşan bir sistemden söz edilebilir:

1. Fikirlerin alınması:

Bu aşamada amaç, çalışanlardan, etkin ve kolay bir yöntemle önerilerin alınmasıdır. Bunun için en yaygın yöntem önerilerin formlara işlenmesi ve oluşturulan öneri kutularına atılmasıdır. Formların yöneticilere veya yalın/kazien ofisine teslim edilmesi de diğer bir yöntemdir. Bu aşamada en önemli nokta, çalışanların kolay ve özgür biçimde fikirlerini iletebilecekleri yöntem oluşturulmasıdır. Ayrıca çalışanlar fikirlerinin doğru kişilere güvenli şekilde ulaşacağından da emin olmalıdır. Bunun için gerekli tedbirler alınmalıdır.

2. Fikirlerin değerlendirilmesi:

Bu aşamada, alınan önerilerin çeşitli kriterlere göre değerlendirilmesi işlemi gerçekleştirilir. Bunun için birçok farklı yöntem kullanılmaktadır. Çalışanın yöneticisinin fikirleri değerlendirmesi, varsa yalın/kazien ofisinin gelen önerileri değerlendirmesi, oluşturulacak olan bir değerlendirme komisyonunun/ekibinin önerileri değerlendirmesi bu yöntemlerden bazılarıdır. Bu yöntemler uygulanarak değerlendirilen önerilerin, değerlendirme sonuçlarının birim yöneticileri veya üst yönetim tarafından onaylanması da yönteme ilave edilebilir. Bu aşamadaki en önemli nokta değerlendirmenin teknik yönden güçlü, tarafsız ve adil olmasıdır. Aksi halde uygun olmayan fikirlerin hayata geçirilerek başarısız olunması veya çok parlak fikirlerin uygulanmaması nedeniyle kayıpların oluşması gibi olumsuzlukların yaşanması kaçınılmazdır.

3. Fikirlerin uygulanması

Bu aşamada ilk iki aşamada alınan, değerlendirilen ve uygulanmasına karar verilen önerilerin hayata geçirilmesi sağlanır. Bunun için uygulanan yöntemler önerinin içeriğine göre de farklılık gösterir. Kolay uygulanabilecek küçük iyileştirme önerileri öneri sahibi veya ilgili birim tarafında hemen hayata geçirilir. Uygulanması zaman alabilecek, birden fazla birimi ilgilendiren ve bir ekibin çalışmasını gerektiren öneriler için bir kazien ekibinin kurulması ve kazien uygulanmalarında takip edilen adımların izlenerek iyileştirme faaliyetinin tamamlanması gerekir. Bu aşamadaki önemli nokta, öneri sahibinin uygulama aşamasında yer almasına mümkün olduğunca özen gösterilmesidir. Ayrıca fikirlerin uygulanmasının takibi ve sonrasında sürdürülmesi öneri sisteminin devamı açısından çok önemlidir.

Öneri sisteminde fikirlerin alınması, değerlendirilmesi ve uygulanmasında online/elektronik sistemler ve çeşitli yazılımlar da kullanılabilir. Birçok işletmede bunun örneklerini görmek mümkündür. Bu sistemler önerilerin daha kolay alınmasını ve sonrasında etkin şekilde takibini sağlar ve öneriler için bir veri tabanı oluşması için önemlidir.

Öneri sisteminin uygulanmasındaki en kritik konulardan birisi de ödüllendirmedir. Birçok öneri sistemi uygulamasında verilen öneri ile sağlanan iyileşme nedeniyle öneri sahibine ödül verilir. Bu ödüller maddi ödül olabileceği gibi kişiyi takdir eden ve manevi değeri olan ödüller de olabilir. Bazı firmalar, öneri ile elde edilen kazanca bağlı olan bir ödüllendirme yapma metodu uygulamaktadır. Ödül verilmesi, öneri sistemine katılımın artması ve devamlılığının sağlanması için önemli bir motivasyon unsurudur. Ancak sadece ödül odaklı olan ve alışkanlığa dönüşmeyen öneri sistemlerinin bir süre sonra etkinliğini kaybetmesi muhtemeldir.

Öneri sisteminden, ancak yönetimlerin mümkün olduğunca şeffaf ve ulaşılabilir olduğu, çalışanın kendini takımın bir oyuncusu hissettiği, işletmeye güven duyduğu, yaşanan problemleri birer iyileştirme fırsatı olarak görüldüğü, öneri sisteminin adil, onore edici ve düzenli olarak uygulandığı işletmelerde tam manasıyla başarı beklenebilir. Yönetimin daha merkeziyetçi olduğu, çözüm arama ve neden oldu diye sorgulamasının yapılmadığı, yaşanan problemlerin suçlu arama yöntemi ile çözüldüğü, sadece şirket menfaatlerinin önde tutulduğu, öneri değerlendirmelerinin yavaş ve adaletsiz olduğu, ödüllendirme sisteminin düzenli çalışmadığı işletmelerde ise sistemden başarı beklemek pek mümkün değildir.

Öneri sistemlerinin başarılı bir şekilde uygulanmasında dikkat edilecek noktalar şu şekilde özetlenebilir:

1. Yönetimin kararlılığı, desteği ve takibi
2. Önerilerin kolay ve güvenilir şekilde alınması
3. Sistemdeki esas amacın işi yapanın veya en iyi bilenin öneri vermesini sağlamak olmakla birlikte, çalışanın yaptığı iş dışındaki konularda öneri yazmasına olanak sağlandığı bir sistemin kurulması
4. Öneri değerlendirmenin hızlı ve belli normlar çerçevesinde yapılması ve önerileri önemli önemsiz diye ayırmadan tüm önerilerin mutlaka değerlendirmeye alınması
5. Teorik ve aşırı ayrıntıcı bir şekilde anlatımdan çok ve farklı bakış açıları kazandırmaya yönelik düzenli bir eğitim programı
6. Önerilerin uygulanması için, ekip üyelerinin birbirlerini iyi tanıdığı ve ekip içi iletişimin yüksek tutulduğu takım çalışmasının sağlanması
7. Ödül sistemi uygulanıyorsa, ödüllendirmenin eksiksiz ve zamanında yapılması

EK KAYNAKLAR

Yalın Eğitimde Öneri Sistemi ile ilgili arşiv

Yalın Felsefe ve Öneri Sistemleri

Podcast #32 : Öneri Sistemi Nasıl Kurulur? – Can Yükselen’den dinleyin.

KONU/KAZANIM PANOSU

Yalın Eğitimde Öneri Sistemi ile ilgili görüş düşünce ve önerilerinizi dijital pano üzerinde yapabilir, belge doküman ekleyebilir, belge dokümanlar üzerinde değerlendirmelerde bulunabilirsiniz.