4.17. Çevrimiçi Proje Yönetim Araçları

29 Temmuz 2022Son güncelleme 4 Mayıs 2023

0 541 3 dakika okuma süresi

Ders: Çevrim İçi Proje Yönetim Araçları

Prof. Dr. Ebru KILIÇ ÇAKMAK
Prof. Dr. Serçin KARATAŞ

Gerek yurt içi gerek yurt dışı ile yapılacak proje çalışmalarında hem kendi kurumuzdan birden fazla kişi ile hem de diğer kurumlardan kişilerle ekipler oluşturmak gerekecektir. Her büyüklükteki projeleri planlama, yürütme ve izleme için çevrim içi proje yönetim araçları (yazılımları) kullanılabilir. Projeleri takip etmek, iş birliği yapmak ve herkesi döngüde tutmak için görev yönetimi uygulaması elzemdir. Proje yöneticisi bu tür araçlar ile kendi ekibindeki bireylere kolaylıkla görevler atayabilir. Bu görevleri önceliklendirebilir. Proje zaman çizelgesini, kilometre taşlarını ve hangi görevin hangisine bağlı olduğunu işaretleyebilir. Yine bu araçlar ile çalışanların iş yükünü dengelemek için ilgili raporları inceleyebilir. Benzer şekilde proje yürütücüleri bu yazılımlar ile projenin bütçesini, harcama miktarına bağlı olarak raporlaştırıp inceleyebilir, harcama dokümanlarının dijital ve düzenli saklanmasına olanak tanır. Proje yönetim araçları farklı zamanlarda başlayan ancak eş zamanlı süren, farklı zamanlarda sona eren iş paketlerinin yönetilme süreçlerini izleme, takip etme ve çıkacak sorunları önlemede başarılı bir araç olarak karşımıza çıkarlar. Takvim uygulaması ile projeye bütüncül bakış atılması sağlanır, ayrıca yaklaşan işler için görevi üstlenen kişilere tanımlanan periyotlarla hatırlatmalar gönderilebilir.

Çevrim içi proje yönetim araçları projeye ilişkin tüm dokümanların bir arada tutulmasını ve kolay erişimini sağlar, bu dosyaların sürümlerinin takibi kolay olur. Bu tür araçlar ekibin üyelerinin ayrı zamanlı tartışma panolarında bir konuyu tartışmalarına olanak verirken bir tartışma veya görev için ilgili ekip çalışanına ilgi tutmak da mümkündür. Birçok çevrim içi proje yönetim aracı bulunmaktadır: ClickUp, Wrike, monday.com, Kissflow Project, nTask Manager, Zoho Projects, MeisterTask, Freedcamp ve ActiveCollab bunlardan bazılarıdır. MsProject de bir başka proje yönetim aracıdır.

Şekil 8. ActiveCollab web sitesi örneği

Şekil 8’de ActiveCollab web sitesi örneği görülmektedir. Sizler de farazi bir proje üzerinde çalışmak isterseniz Hata! Başvuru kaynağı bulunamadı.’te örnek paylaşılmıştır.

Kurumlar ve proje yönetenler, ilk başta projenin tüm bileşenlerinin çevrim içi proje yönetim aracına işlenmesini çok zahmetli bulurlar. Ancak bu başta çekilen zahmetin kıymeti, zamanla özellikle uzun soluklu projelerde veri kaybını önlemede ve proje hafızasının saklanmasındaki zaman ve emek kazancına değince anlaşılmaktadır.