4.16. Proje Yönetimi – II
Ders: Proje Yönetimi (2)
Prof. Dr. Ebru KILIÇ ÇAKMAK
Prof. Dr. Serçin KARATAŞ
16.1. Proje Yaşam Döngüsü
Proje yaşam döngüsü (Proje yönetimi süreci) başlangıç, planlama, uygulama, kontrol ve kapanış
olmak üzere beş aşamadan oluşur.
16.1.1. Başlangıç
Proje yaşam döngüsü; proje fikrinin derlendiği, değerlendirildiği ve ön elemeye tabi tutulduğu “başlangıç” aşaması ile başlar. Proje fikrinin ortaya atılarak tartışıldığı, değerlendirildiği ve şekillendirildiği dönemdir. Proje fikirlerini belirlemek, maliyetlerini kabaca tahmin etmek ve ön elemeye tabi tutmak başlangıç aşamasının en önemli bölümünü oluşturur. Ön eleme, genelde kişi ya da kuruluşların ortaya koyduğu fikirleri biraz daha gözden geçirme ve netleştirme amacını taşıyan ve ön bilgilere dayanan öznel bir değerlendirme olup olası fikirler içinden umut verenleri ön plana çıkarmayı hedeflemektedir. Bu aşamada, üst yönetim tarafından genel kapsam ve içeriğin onaylanması için projenin başlıca çıktılarını da kapsayan açıklamaların olduğu bir rapor hazırlanır (Karahan, 2004).
16.1.2. Planlama
Proje Yaşam döngüsünün ikinci aşaması olan “Planlama” süreci bu döngünün en önemli aşamalarından biridir. Bu aşamada projeye ilişkin her tür planlama ayrıntılarıyla yapılır. Başlangıç aşamasında belirlenen proje fikri detaylandırılır. Proje sürecinde yapılması gereken tüm faaliyetler, bu faaliyetlerin zamanlanması, bütçelendirilmesi ve kaynakların belirlenmesi bu aşamada yapılır.
Planlamanın Önemi
• Projenin bütünü hakkında açık olarak fikir verir.
• Kaynakların ne zaman ve nasıl kullanılacağını gösterir.
• İşlerin birbiriyle ilişkisini gösterir.
• Planlanan ve gerçekleştirilen faaliyetler arasında karşılaştırma yapma ve gerekli düzeltme ve düzenlemeleri yapma imkânı tanır.
• Proje sürecinde ihtiyaç duyulan kaynak, zaman ve maliyetin ortaya çıkmasını sağlar.
Her projenin kısıtlı bir zamanı yani belli olan bir bitiş tarihi vardır. Bir ürün ya da hizmet ortaya çıkaran bir proje için zaman, yönetilmesi gereken en önemli kısıtlamadır. Maliyet, neredeyse tüm projeler için bir kısıtlamadır. Çok az sayıda proje düzeltme gerektirmeden bütçe dâhilinde bitebilir. Bunun için maliyet planlaması oldukça önemlidir. Kapsam, iki yönlü değerlendirilmelidir: Ürün kapsamı ve proje kapsamı. Ürün kapsamı, ürünün tasarlanan kalitesini, özellik ve işlevlerini açıklar. Proje kapsamı ise bir ürün ya da hizmetin tasarlanan ürün kapsamıyla teslim edilmesi için gereken çalışmayı açıklar. Ürün kapsamı, müşteri ya da ürün kullanıcısı üzerine yoğunlaşırken proje kapsamı çoğunlukla projeyi sürdürecek kişilerle ilgilenir.
Projenin zaman, maliyet ve kapsam kısıtlamalarını dengelemek gerekir bunu yapacak olan da proje yöneticisidir. Proje üçgeni, kısıtlamaları dengeleme sürecini gösterir çünkü üçgenin bir kenarındaki değişiklik en az bir diğer kenarı etkiler (Karahan, 2004).
Proje yönetimi sürecindeki temel faktörler olan kapsam, zaman ve bütçeye ilişkin ayrıntılar planlama aşamasında detaylı bir şekilde planlanır. Planlama aşamasında belirlenmiş olan kapsamı gerçekleştirmek için yapılması gereken işleri belirlemek gerekir. Bu işlerin net olarak ortaya konması ile birlikte her bir işe ilişkin kaynak, zamanlama ve maliyet tahminleri yapılacaktır. Bu nedenle yapılması planlanan işlerin detaylandırılması ve yapılacak olan en küçük işin bile belirlenmesi gerekir. Faaliyetler belirlendikten sonra bu faaliyetleri gerçekleştirebilmek için gerekli olan süreler belirlenir. Bunu her bir faaliyet bazında yapmak projenin bitiş süresini tahmin etmek için oldukça önemlidir. Çünkü sürenin değişmesi ek kaynak ve maliyet gerektirebilir. Eğer projenin süresini belirlemek için faaliyetler baz alınamazsa daha önceden bu tür projelerde görev almış olan tecrübeli kişilerden yardım almak gerekir ama bu da net bir sonuç vermez. Süreleri belirlenen faaliyetler takvime yerleştirilir. Böylece yapılacak olan faaliyetlerin sırası ve süreleri belirlenmiş olur. Bundan sonraki aşama ise bu faaliyetler için ilgili kaynakları belirlemektir. Kaynak olarak tanımlanan faktör, insan kaynağı olabileceği gibi, projede kullanılacak olan bir materyal de olabilir. Projenin başarılı olabilmesi için en önemli kriterlerden biri planlanan maliyetten sapmaların olmamasıdır. Bunun için maliyet tahminini yaparken dikkatli olmak gerekir. Ne gereğinden fazla ne de az tahminler yapmamak gerekir.
Proje sürecinde oluşabilecek bazı riskleri planlama aşamasında görmek ve önlemek için neler yapılması gerektiğinin de planlanması gerekir. Projenin planlama aşamasında yapılması gereken tüm faaliyetler, süreleri ve faaliyetleri gerçekleştirecek olan kaynaklar atandıktan ve diğer planlamalar yapıldıktan sonra proje planı kapsamını gösteren bir rapor hazırlanmalıdır (Karahan, 2004).
16.1.3. Uygulama
Bu aşamada proje planının uygulanmasına odaklanılır. Plan insan ve tüm kaynakların koordine edilmesi ile gerçekleştirilir. Proje yöneticisi ve ekip üyeleri birçok teknik ve örgütsel düzenlemeleri yapar ve yönetir. Projenin performansı düzenli olarak yapılan işlerin performansı ile izlenir. Bu süreçte ekip elemanları sürekli iletişim ve bilgi paylaşımı içinde bulunmalıdırlar. Uygulamanın aşamasında ekip olarak çalışacak kişiler bir araya gelir ve projede verilen görevi yerine getirir.
16.1.4. Kontrol
Bu aşamada proje kapsamındaki ilerleme, değişik izleme ve ölçüm yöntemleri ile düzenli olarak denetlenir. Sapmaların belirlenmesi hâlinde düzeltici önlemlerin alınması ve proje hedeflerinin bütçe çerçevesinde gerçekleştirilmesi sağlanır. Proje başarısı proje çıktılarının tanımlandığı şekilde belirlenen zamanda ve belirlenen plan çerçevesinde sağlanmasıdır. Proje sürecinde planlama ile uygulama arasındaki uyumun izlenmesi ve kontrolünde maliyet, belli tarihte yapılması gereken faaliyetlerin yapılıp yapılmadığı veya belli bir tarihe kadar yapılması gereken faaliyetler tamamlanırken aynı zamanda planlanan maliyetin de planlanan şekilde kullanılıp kullanılmadığı kontrol edilir (Karahan, 2004).
16.1.5. Kapanış
Bu aşama projeye ilişkin sözleşme ve idari kapsamdaki tüm işlemlerin sonuçlanmasını ifade eder. İdari kapanış ile projenin sonuç ve başarılarının raporlaştırıldığı sunuşlar yapılır, deneyim dokümante edilir ve proje için ayrılan tüm kaynaklar serbest bırakılır. Sözleşme kapanışı ile sözleşme tüm şartları ile gerçekleştirilmiştir ve ürün/hizmet devredilir (Karahan, 2004).
4. EĞİTİM ARAŞTIRMALARI ve AR-GE ÇALIŞMALARI
4.1. Araştırma ve Araştırma Süreci
4.2. Araştırma Probleminin Tanımlanması
4.3. Yaratıcı Problem Bulma/Çözme ve Etkili Arama Stratejileri
4.11. Bilimsel Raporun Bölümleri
4.14. Girişimcilik ve Yenilikçilik
4.17. Çevrimiçi Proje Yönetim Araçları
